プロジェクトごとの生産性を可視化できるようにした話

こんにちは

今回は社内の各プロジェクトごとの生産性を可視化できるようにした話をできればと思っています。

弊社は主にマーケティング支援やWEB制作業務と自社事業として高齢者・介護領域での事業を行う会社で、企業規模としては社員、インターン、業務委託などを含めて約20名ほどの組織です。

企業規模はまだまだ大きくはないため、生産性の可視化などに注力する前に手を動かしてプロジェクトを前に進めようとも考えたくはなるのですが、今後人数やプロジェクト数が増えていくことも踏まえて、最低限のプロジェクト単位での生産性管理ができた方が良いという前提のもと、今回の取り組みが始まりました。

そもそも「生産性」とはという話ですが、言い換えれば利益率とほぼ同義と捉えてもらえればと思います。

会社である以上全体での売上及び利益率は出していると思いますが、個人が関わるプロジェクト単位での可視化というのはどれくらいできているでしょうか？弊社では元々プロジェクトごとの売上に対してのコスト感は大まかには把握していましたが、ジリジリとコストが増えていくことを問題視していました。

そのため、より正確にそれぞれのプロジェクトごと状況を記録し、必要に応じて利益率の改善のためにコストカットや業務の効率化等の見直しを行うことに繋げたいという背景があります。（また直接売上のない例えば採用業務なども、どれくらいの時間やコストをかけているのか可視化する必要性も感じています。）

ただし利益率と言っても一般的な営業利益とは異なり、オフィス代等は考慮せずに、今回の場合は人件費およびプロジェクトごとに必要な経費の2点に絞って考えていきます。そして事業内容の特性上、コストのほとんどを人件費が占めることから、話の中心としては個人ごとの生産性をいかに可視化し効率化していくかというのが主題になるわけです。

そして、本来こういった生産性の管理は勤怠および給与とも結びついて行うものです。ある程度の企業規模になれば専用のソフトウェアを導入して管理する方が良いとも考えています。

実際、ITツール活用により業務効率に繋がった事例は数多くあります。詳しくはこちらを参考にしてみてください。

参考：

勤怠管理の必要性とは？効率よく管理する方法も紹介 | SES業務管理の統合ツール Fairgrit®公式サイト

DXが業務効率化につながるのはなぜ？事例と併せて解説！

ただ、弊社くらいの規模であえて新規ツールを導入するのは以下のような観点から時期尚早と判断しています。

・代替するのが難しい機能がない限り、月額数千円でもあってもコストをあえてかけることはしない
・必要なのは時間とコストの可視化のため、機能としては必要最小限で構わない
・新しいツールは社内に浸透するのにも時間がかかるため既存のツールの組み合わせで解決できるならその方が良い

企業フェーズ的、社員/メンバーが5~数十名くらいまでの規模の企業にとっては参考になる内容として捉えてもらうのが良いのではないでしょうか。

さて、だいぶ前置きが長くなりましたが、このような前提で実際にどう運用していくかをお話ししていきます。

前提と方針

前述の通り、プロジェクトごとの生産性というのは、言い換えればプロジェクトごとの利益率とほぼ同義の捉え方をしています。

弊社の場合は社員及びインターンの人件費と、業務委託やツール導入費用などの経費の2点をデータとして蓄積して可視化するイメージです。

前提として、弊社は1メンバーが複数のプロジェクトに関わることが多く、かつクライアントとのやり取りなどから突発的な業務等も発生するため、時間の使い方が流動的に変わっていきます。

そのため稼働時間の内訳に関しては事前に計画を立てづらく、結果的に1日ごとの業務時間を記録していくことが必要になります。（ちなみに、元々の把握方法としては個人ごとのプロジェクトの時間の掛け方の内訳を大まかに割り振って計算していましたが稼働時間の増加がどのプロジェクトで発生しているか等を月毎に比較して見ることなどができない体制になっていました。）

改めて今回の課題と全体像をまとめると以下のようになります。

課題：会社全体の利益率の改善（背景：コストがジリジリと増えている）

課題：プロジェクトごとの利益率の改善（背景：大まかに把握してものの、増加の内訳や背景が見えにくい）

↓

課題：プロジェクトごとのコスト状況の把握

・稼働時間の把握・使っている経費

↓

（上記のうち特に重要度の高い、個人ごとの生産性の改善に繋げたい）

実際このデータ記録を導入していく上でもっとも懸念すべきことは運用のコストが高すぎて誰もやらなくなり形骸化していくことでした。

そのために目をつけたのが弊社で元々行っていた日報との紐付けです。

その日の業務、振り返り等を記載してslackで報告することにしていたのですが、すでに習慣化されている日報に紐づけることが一番効率的だと判断をしました。

より厳密に行う場合はタスクレベルまで落とし込む場合はToDo管理のツールと連動するといったところまで落とし込むことになりますが、

・初期の導入としてそこまで厳密にやると運用コストが上がる

・タスク自体が流動的に発生しがちな状況のため、タスクレベルまで計画して評価することはオーバースペック

という判断をしています。タスクごとの適切な時間管理自体は重要なため、その点はプロジェクトごとの管理者に一任して、必要に応じて個別に声をかけるという運用にしています。

実際にやってみる

さて、それでは実際に取り組んだ内容をそれぞれ説明していきます。

大まかに分けると以下の３つになります。

①メンバーごとの稼働時間の可視化
②経費生産の管理準備
③データの集約

そこで最終的には以下のツールの組み合わせで実現することにしました。

稼働時間スプレッドシート管理（Aシート）記載内容をslack通知日報にて1日の全体の動きを報告	経費Googleフォーム入力→スプレッドシート管理(Bシート)
AシートとBシート、及び売上シートを連結して全体の可視化集約のためサブ的に、以下のシートを作成・プロジェクトごとにかけている時間の月次推移・プロジェクトごとにかけている時間のメンバーごとの内訳・プロジェクトごとにかけている経費の月次推移

基本的にslack + google関連のフォームやスプレッドシートで完結するという最小限のツールで運用していく前提で作っています。