カスタムGPT(GPTs)とは？活用事例・設定方法を解説！

生成AIの活用が広がる中、ChatGPTを業務に導入する企業も増えています。しかし、業務への活用の幅が広がる一方で、ChatGPTをうまく使いこなせず、かえって作業の手間が増えたり、期待した成果が得られなかったりするケースもあるようです。

例えば、社内向けのマニュアルや提案資料を作成する際、「〇〇のルールに従って」「このトーンで」といった指示を毎回入力しなければならず、作業のたびに手間をかけてしまうというケースがあります。業務でChatGPTを活用するほど、このような入力作業が増え、時間のロスにつながります。

他にも、成果物のクオリティが安定しないというケースがあります。標準のChatGPTでは、過去のやり取りを引き継がないため、都度ゼロから指示を出さなければなりません。マーケティング資料などを作成する際、担当者ごとに表現が異なってしまうと、細かな言葉遣いや専門知識の統一が難しくなり、成果物のクオリティが安定しないという問題が発生します。

こうした負担を軽減し、業務の精度や効率を向上させる手段の一つが、カスタムGPT(GPTs)です。

※以下、GPTsとします。

GPTsの設定手順と弊社の活用事例に加えて、外部システムとつなぐアクションの制限、他の選択肢との使い分け、社内で使うときの運用ルールまで、業務に載せる前に確認したい論点を順に整理していきます。

業務効率が大幅に上がるはずですので、ぜひ参考にしてください。

GPTsとは

GPTsとは、特定の用途や目的に応じてカスタマイズされた、オリジナルのChatGPTです。指示文と参照させたい資料をあらかじめ設定しておくことで、毎回同じ前提を入力し直す必要がなくなります。まずは、GPTsがどういう仕組みで、どこまでのことができるのかを整理します。概要を把握されている方は、[導入するメリット](#merit)まで飛んでいただいても構いません。

GPTsの概要

GPTsとは、特定の用途や目的に応じてカスタマイズされた、オリジナルのChatGPTのことです。プログラミングの知識がなくても、日本語で指示を出すだけで簡単に作成できる点が最大の特徴です。例えば、業務効率化を目的としたGPTsや、語学学習を支援するGPTsなど、さまざまな用途に適したバージョンを作成できます。

従来のチャットボット開発には専門知識が必要でしたが、GPTsではプログラムを組む必要がなく、日本語で会話をするように設定を行うことができます。そのため、ビジネスシーンから個人の趣味まで、幅広い場面での活用が可能です。

なお、GPTsの作成にどのプランが必要かは、提供元の更新によって変わる部分です。無料プランで作成できるのか、どの有料プランからなのかは、提供元の公式ヘルプとご自身のアカウントの設定画面で確認してください。本記事の執筆時点では提供元の製品ページを取得できなかったため、対応プランと価格を断定せずに記載しています。

ChatGPTの基本機能やモデルの違いについては、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：ChatGPTのモデル別の違いは？無料版から有料版まで利用シーン別に徹底解説

GPTsで設定できる項目

GPTsで設定するのは、大きく「振る舞いの指示」「参照させる知識」「使わせる機能」「外部連携」の4つです。この4つのどれを埋めるかで、同じGPTsでも用途が大きく変わります。設定画面の項目名は更新で変わることがあるため、対応関係を押さえておくと迷いにくくなります。

設定の区分	設定画面での項目	決めること
識別	名前・アイコン・説明	誰が何に使うGPTsかを一目でわかるようにする
振る舞いの指示	指示（プロンプト）	役割、制約条件、手順、出力形式
会話の入口	会話のきっかけ	利用者が最初に押す定型の質問
参照させる知識	知識（ファイルアップロード）	社内資料・マニュアル・過去事例などの参照元
使わせる機能	機能のトグル	ウェブ検索、画像生成、コード実行などの可否
外部連携	アクション	外部サービスのAPIを呼び出す設定

この中で成果に最も効くのは「指示（プロンプト）」です。知識や機能をいくら足しても、役割と手順が曖昧なままでは出力が安定しません。

GPTsの公開と利用

GPTsは、自分だけで使うことも、リンクを渡して共有することも、ストアで公開することもできます。企業や個人が専門知識を共有できる新しいビジネスプラットフォームとなっており、自社の業務ノウハウを組み込んだGPTsをGPT Storeで公開すれば、業界内での存在感を高めることができます。

例えば、マーケティング会社が「広告文添削GPT」を公開し、広告コピーの最適化ノウハウを提供することで、専門性をアピールしながら潜在顧客とのタッチポイントを作れます。プレスリリースの校正、契約書のレビュー、営業メールの改善など、企業の専門性を具体的なサービスとして形にすることができます。

一方で、業務に必要な専門GPTsを探して活用することも可能です。財務分析、リーガルチェック、セールスコピー作成、データ分析など、様々な専門分野のGPTsが既にストアで公開されています。例えば、中小企業のマーケティング担当者が「SEO最適化GPT」を利用してウェブコンテンツを改善したり、人事担当者が「面接質問生成GPT」を活用して採用プロセスを強化したりできます。

ただし、公開範囲の選択肢と審査の要否は、提供元の運用によって変わります。社外に出す前提で作る場合は、公開設定の種類と、公開後に取り下げる手順を設定画面で確かめておくと安心です。社内資料をアップロードしたGPTsを、公開設定のまま共有してしまう事故が最も起きやすい箇所です。

導入するメリット

GPTsを導入する最大のメリットは、社内固有の前提を毎回説明しなくても、一定の品質の成果物が得られる状態を作れることです。標準のChatGPTでは担当者の指示の書き方に品質が左右されますが、GPTsなら前提を仕組み側に置けます。ここでは特に、企業固有の専門知識を組み込んだ業務効率化と、ブランドの世界観に合わせたコミュニケーション一貫性の実現という点について解説します。

企業固有の専門知識を組み込んだ業務効率化

GPTsの最大の強みは、自社独自のデータや専門知識を組み込めることにあります。通常のChatGPTは一般的な知識しか持ちませんが、GPTsなら企業特有の情報を参照させることができます。

例えば、社内の報告書や提案書のフォーマットやスタイルガイドをGPTsに参照させることで、文書作成の効率化と品質向上を同時に実現できます。新入社員が作成した文書をGPTsで添削すると、社内特有の言い回しや構成に合わせた具体的な修正提案が得られます。これにより上司の添削負担が軽減され、文書作成スキルの早期習得も促進されます。

ブランドの世界観に合わせたコミュニケーション一貫性の実現

例えば、企業のX（旧Twitter）アカウント運用において、ブランドの口調やコンセプトに合わせたGPTsを作成することで、投稿内容の最適化が可能になります。担当者が作成した素案をGPTsに送るだけで、自動的にアカウントのブランディングに沿った口調や表現に変換してくれます。これにより、どの担当者が下書きしても、一貫したブランドの世界観を維持した投稿が作成できるようになり、複数人での運用でもブランドイメージの統一性を保つことができます。

GPTsは、一般のChatGPTでは実現できない企業独自の知識や表現スタイルを活用できる点において、単なる効率化ツールを超えたビジネス価値を提供します。

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設定手順

GPTsの設定は、対応プランの確認、プロンプトの準備、設定画面での入力、動作確認の4段階で進めます。作業自体は短時間で終わりますが、プロンプトの設計にどれだけ時間をかけたかで完成度が変わります。以下の手順に従って、自分に最適なGPTsを設定していきましょう。

利用できるプランを確認する

GPTsの作成は、アカウントのプランによって利用できるかどうかが変わります。作成メニューが表示されない場合は、プランが対応していないか、管理者側で機能が制限されている可能性があります。法人アカウントでは管理者が機能の可否を設定していることがあるため、情報システム部門にも確認しておくと確実です。

確認の順序は次のとおりです。

1. ChatGPTにログインする（アカウントがない場合は新規作成）
2. 設定画面で現在のプランを確認する
3. GPTsの作成メニューが表示されるかを確認する
4. 表示されない場合は、提供元の公式ヘルプで対応プランを確認する

作成メニューが表示されることを確認できたら、次のプロンプトの準備に進みます。

プロンプトの準備

GPTsを作成する前に、どのような用途で使用するのかを明確にし、適切なプロンプト（指示文）を準備します。プロンプトの内容はGPTsの動作に大きく影響するため、できるだけ詳細に記述することが重要です。アイコンや名前などの情報を登録する前に、まずはプロンプトを詳細に決めておきましょう。

例えば、マーケティング向けのGPTを作成する場合は、「企業のブランドガイドラインに沿った文章を作成する」「簡潔でわかりやすい表現を優先する」などの指示を含めると、意図した回答を生成しやすくなります。

上手なプロンプトが思いつかないという方は、ぜひ記事の後半の弊社の活用事例をご確認ください。弊社が実際に使用しているプロンプトについてご紹介しています。コピペして使うのもOKですので、ぜひご活用ください。

新規で作成

作成メニューから新しいGPTsを追加し、構成の画面で各項目に情報を入力していきます。画面の名称は更新で変わることがあるため、迷った場合は「作成」「構成」に相当する導線を探してください。

アイコン

アイコンは、GPTsを一覧から見分けるための目印になります。◯で囲まれた＋をクリックすると、独自のアイコンを設定できます。アイコンは視覚的な識別に役立つため、用途に合ったデザインを選びましょう。デフォルトのアイコンを使用することも可能ですが、オリジナルのアイコンを設定することで、より使いやすいGPTsになります。

名前

名前は、社内の誰が見ても用途が伝わる表現にします。GPTsに名前をつけることで、用途に応じた識別がしやすくなります。例えば、「マーケティングサポートGPT」「法務アシスタントGPT」など、役割を明確にする名称を設定すると、使用時にわかりやすくなります。

社内で複数のGPTsを運用する場合は、「部署名＋業務名」のように命名規則をそろえておくと、似た名前が並んだときに選び間違えません。

プロンプト（指示）

準備したプロンプトを貼り付けましょう。この欄がGPTsの振る舞いを決める中心になるため、後述の「プロンプトを生成する際のポイント」を確認しながら書き上げると精度が上がります。

その他

その他の項目では、会話の入口、参照させる知識、使わせる機能、外部連携を設定します。ここを埋めるほど汎用のChatGPTから離れ、業務専用の道具に近づきます。それぞれの項目については、以下の通りです。

会話のきっかけ

この項目は、GPTsとの会話をスムーズに始めるための「初期プロンプト」に相当します。ユーザーがGPTを利用する際、最初にどのような言葉でやり取りを開始するかを決めることができます。例えば、カスタマーサポート用のGPTであれば、「お手伝いできることがあれば、お気軽にお知らせください。」のように設定することで、自然なやり取りを促すことが可能です。

知識（ファイルアップロード）

この項目では、GPTに特定の知識を持たせるために、PDFやテキストファイルなどをアップロードすることができます。アップロードしたファイルの内容はGPTの回答に反映されるため、企業の内部資料やマニュアル、製品仕様書などを登録することで、より正確な情報を提供できるようになります。たとえば、法務関連のGPTを作成する場合、会社の法務規定や契約書のテンプレートをアップロードすれば、より専門的で正確な回答が可能になります。

ここにアップロードする資料は、社外に出しても差し支えない範囲かどうかを先に確認してください。公開設定のGPTsに社内資料を載せると、意図しない範囲に情報が届く可能性があります。

機能

GPTsには、いくつかの追加機能を有効化するオプションがあります。トグルの並びと名称は提供元の更新で入れ替わるため、最新の項目は設定画面で確認してください。代表的なものは次の3種類です。

• ウェブ検索：最新の情報を検索して回答に反映させる
• 画像生成：テキストの指示から画像を作成する
• コード実行とデータ分析：計算やファイルの解析を実行する

ウェブ検索を有効にすると、学習時点の情報に限られず、公開されている最新の情報を踏まえた回答が期待できます。一方で、社内の事実確認が必要な業務では、検索結果をそのまま信用させない指示を添えておくほうが安全です。

画像生成の機能名は、提供元のモデル更新に合わせて変わっています。API側では画像生成モデルのdall-e-2とdall-e-3が2026年5月12日に提供終了となり、gpt-image系のモデルへの移行が案内されました。設定画面のトグル名が記事や解説と違っていても、モデルの世代交代によるものと考えてよいでしょう（出典は後述の「仕様変更に追随する体制を作る」に記載）。

アクション（新しいアクションを作成する）

この項目では、GPTsに外部サービスのAPIを呼び出させる設定を行います。特定のAPIと連携させて情報を取得したり、GPTsの動作を社内システムに統合したりできます。設定の考え方と制限は次の章で詳しく扱います。

修正方法

作成したGPTsは、必要に応じて後から修正することも可能です。設定したプロンプトや登録情報を見直し、意図した動作と異なる場合は、適宜修正を行いましょう。修正は以下の手順で行えます。

1. 作成したGPTsを選択し、メニューから編集の画面を開く
2. プロンプトや情報を変更し、保存する
3. 変更後の動作をテストし、意図通りの応答になっているか確認する

特に、業務で使用するGPTsは、試行錯誤を重ねながら最適化することが重要です。一度設定した後も定期的に見直し、必要に応じてアップデートを行うことで、より精度の高いGPTsを作成できます。修正の履歴を残しておくと、精度が落ちたときにどの変更が原因かを追いやすくなります。

GPTsを外部システムとつなぐアクションの仕組みと制限

アクションとは、GPTsから外部アプリケーションのREST APIを自然言語で呼び出せるようにする機能です。提供元のドキュメントでは、データの取得と、他のアプリケーションでの操作実行という2つの用途が挙げられています。社内システムとつなぐ判断の前に押さえたい仕様を整理します。

アクションはOpenAPIスキーマでAPIを説明する

アクションを設定するには、呼び出したいAPIの仕様をOpenAPIスキーマで記述する必要があります。ドキュメントでは、アクションはAPI呼び出しのパラメータを記述するためにOpenAPIスキーマを必要とすると明記されています。

内部では、関数呼び出し（Function Calling）を使ってどのAPI呼び出しが質問に関係するかを判断し、必要なJSONを生成してから実行する流れになります。GPTs側が自由にシステムを操作するのではなく、こちらが定義した範囲の呼び出しだけが行われる仕組みです。

社内システムとつなぐ検討は、APIの有無ではなく「公開して差し支えないエンドポイントがあるか」から始めるほうが早く決まります。記述量を抑えたい場合は、連携先が公開しているOpenAPI定義を取り込み、使わせないメソッドを削る進め方も紹介されています。

参考：Getting started with GPT Actions（OpenAI Developers）

認証は「なし」「APIキー」「OAuth」から選ぶ

アクションの認証方式は、認証なし、APIキー、OAuthの3種類から選びます。GPTの編集画面で「None」「API Key」「OAuth」のいずれかを選択する形で、既定はすべて認証なしです。アクションごとに違う方式を設定することもできます。

認証方式	向いている場面	押さえるポイント
認証なし	誰でも呼べる公開APIを参照させる場合	サインインを求めると離脱が起きやすい場面向け
APIキー	個々の利用者にサインインを求めない場合	秘密鍵は暗号化して保存され、アクセス制御と流入元の可視化ができる
OAuth	利用者ごとに権限を分けたい場合	クライアントID、シークレット、認可URL、トークンURL、スコープを設定する

OAuthを使う場合、リダイレクトURLは提供元が指定する形式が使われます。1つのアクション内で認証ありと認証なしのエンドポイントを混在させることはできますが、複数の認証方式の併用はできません。

参考：GPT Action authentication（OpenAI Developers）

本番で効いてくる制限値

アクションには、本番運用の設計を左右する制限が公開されています。試作では気づかず、社内の実データでつないだ段階で詰まる項目が多いため、先に確認しておくと手戻りが減ります。

項目	公開されている値
APIの往復のタイムアウト	45秒
リクエストとレスポンスのサイズ	それぞれ100,000文字未満
扱えるデータ	テキストのみ（画像・動画は不可）
カスタムヘッダー	非対応
通信要件	ポート443でTLS1.2以降、有効な公開証明書
エンドポイントの説明文	1つあたり最大300文字
パラメータの説明文	1つあたり最大700文字
送信できるファイル	1回のPOSTで最大10件、URLの有効期間は5分
返せるファイル	最大10件、1件あたり最大10MB（画像・動画は不可）

副作用のある操作は、スキーマ側で「consequential」と指定することで、実行前に必ず利用者の確認を求める挙動にできます。予約や決済のように取り消しが難しい操作には、この指定を入れておくと安全です。

参考：Production notes on GPT Actions（OpenAI Developers）

参考：Sending and returning files with GPT Actions（OpenAI Developers）

会話の一部が連携先に送られる前提で設計する

アクションを設定したGPTsでは、会話の一部が連携先のエンドポイントに送信されます。ドキュメントには、利用者がカスタムアクションを操作した場合、会話の一部がアクションのエンドポイントに送られる可能性があると記載されています。

この前提に立つと、連携先の選定は情報の取り扱いの判断になります。自社が管理していないサービスにつなぐ場合は、どの範囲のテキストが外部に出るのかを社内ルールと突き合わせて決めてください。呼び出し元のIP範囲は公開されているため、受け側で許可リストを設定して絞り込む方法も案内されています。

参考：GPT Actions（OpenAI Developers）

弊社の活用事例

malnaでは、日々の制作業務にGPTsを組み込んで運用しています。ここでは頻繁に活用している「メールマガジンの修正」と「Xアカウントの投稿作成」について、導入前の状態と導入後の変化を含めて解説します。ぜひご参考にしてください。

メールマガジンの修正

弊社では、メールマガジンの修正作業にGPTsをフル活用しています。弊社では従来、メールマガジンの内容チェックには複数の担当者が関与し、誤字脱字やリンク設定の確認などに多くの時間が費やされていました。しかし、GPTsを導入したことで、これらのチェック作業が大幅に効率化されました。

特に、GPTsには「最終チェック者」として厳しく添削を行うよう指示を与えており、誤字脱字の指摘はもちろん、文体の統一や不要な表現の削除、行動を促す一文の最適化など、細部にわたるチェックが可能になっています。例えば、以下のような具体的なチェック項目を設定し、ミスの発生を防いでいます。

• 配信先リストや除外リストに誤りがないか
• 件名や配信時間が正しく設定されているか
• 文字リンクや画像リンクが正しく埋め込まれているか
• 誤字脱字、文法ミスの修正
• 文体の統一、読みやすさの向上
• 読者の関心を引く表現への改善

これにより、メールマガジンの精度が向上し、配信後の誤りの指摘が大幅に減少しました。また、最終チェックにかかる時間も短縮され、担当者の負担を軽減することができています。

例えば、メールマガジンをこのGPTsに打ち込むと、このような結果が出力されます。

Xアカウントの投稿作成

弊社では、X（旧Twitter）の投稿作成にもGPTsを活用しています。以前は、担当者ごとに投稿のトーンが異なり、フォロワーに与える印象が統一されないという課題がありました。また、短い文章で効果的に伝えることが難しく、投稿の作成に時間がかかることも問題でした。

そこでGPTsを導入し、「ブランドトーンを統一した投稿を作成する」という指示を与えることで、企業のスタイルに沿った投稿を自動で生成できるようになりました。これにより、どの担当者が投稿を作成しても、一貫性のあるメッセージを発信できるようになり、フォロワーの認識を統一できました。

例えば弊社では、生成AIに関するXアカウントを運用していますが、GPTsはこのように活用しています。

プロンプトを生成する際のポイント

GPTsを作成する際、最も重要なのはプロンプト（指示文）の設計です。優れたプロンプトがあれば、GPTsは正確かつ一貫して期待通りの結果を出力します。文章添削のプロンプト例を参考に、効果的なプロンプト作成のポイントを6つに分けて解説します。

明確な役割設定をする

プロンプトの冒頭で、GPTsが担う役割を明確に定義しましょう。「マーケティングの専門家」「法務アドバイザー」「SEOコンサルタント」など、具体的な役割を与えることで、GPTの回答の方向性と専門性が高まります。

制約条件を具体的に示す

GPTsが「してはいけないこと」を明示することで、望ましくない回答を防止できます。例えば、ビジネス文書作成GPTsなら「専門用語の乱用を避ける」「500字以内にまとめる」などの制約を設けると効果的です。

実行手順を段階的に指示する

タスクを細分化し、順番に実行すべき手順を明示することで、GPTsは系統的に作業を進められます。例えば「1.クライアントの業界を分析 2.主要な課題を特定 3.解決策を3つ提案」というように段階的に指示すると効果的です。

出力形式を具体的に指定する

出力の形式を明確に指定することで、結果の一貫性と使いやすさが向上します。「箇条書きで回答」「表形式で整理」「見出しを付けて構造化」など、具体的な形式指定が重要です。

入力プレースホルダーを活用する

ユーザーが入力すべき箇所を明示的にプレースホルダーで示すことで、プロンプトの使いやすさが向上します。このテクニックは特に複数の入力が必要な場合に効果的です。

具体的なエラーケースを想定する

例えば「機種依存文字の有無」「差別語や不快語」など、起こりうる問題を事前に想定し、チェックポイントに含めることで、品質問題を未然に防止できます。

弊社で使用しているプロンプト

ここでは、弊社で活用している文章添削のプロンプトについてご紹介します。役割、制約条件、手順、出力形式という4つの型がどう組み合わさっているかを見ていただけます。ぜひ、ご活用ください。

その他の活用事例

GPTsは、メールマガジンの修正やSNS投稿の作成だけでなく、問い合わせ対応やスプレッドシートとの連携など、さまざまな業務で活用することができます。ここでは、具体的な活用事例と、どの業務から始めると成果が出やすいかの目安を紹介します。

顧客対応

GPTsを活用すれば、カスタマーサポートの負担を大幅に軽減することができます。特に、よくある質問（FAQ）への回答文を用意する作業に適しており、サポート担当者が対応する前に、AIが適切な回答案を提示することで、問い合わせ対応の効率を向上させることが可能です。

例えば、ECサイトでは、「配送状況を知りたい」「返品方法を教えてほしい」といった繰り返し発生する質問が多くあります。GPTsに社内の対応ルールを参照させておけば、担当者はすぐに回答の下書きを得られ、個別に文面を考える必要があるケースを減らせます。

また、過去の問い合わせ履歴を参照させることで、対応の精度を向上させることも可能です。例えば、特定の商品に関する問い合わせが増えている場合、その商品に関するFAQを強化することで、より迅速に適切な回答を提供できます。結果として、顧客満足度の向上とサポート工数の削減が同時に実現できます。

なお、GPTsは自社サイトに埋め込んで来訪者に直接応答させる仕組みではありません。Webサイトに設置する形のチャットボットが必要な場合は、APIを使った実装が前提になります。

関連記事：ChatGPTのチャットボット導入のメリット？ 活用事例などを徹底解説！

スプレッドシートとの連携

GPTsは、Googleスプレッドシート（スプシ）と組み合わせることで、データ入力、整理、分析、タスク管理などを効率化できます。特に、大量のデータを扱う業務では、GPTsを活用することで、作業の精度を向上させながら時間を短縮できます。

GPTsとスプレッドシートの活用事例

スプレッドシートとの組み合わせは、データを要約する、抜け漏れを見つける、文面を量産するという3方向で効きます。いずれも、人が目視で追うと時間がかかる作業です。

• データ要約とレポート作成：蓄積した売上データや顧客データの傾向を要約させ、レポートの下書きを作る
• タスク管理の自動化：未完了のタスクを一覧化させ、締切の近いものを優先順に並べる
• メール作成の自動化：顧客ごとの状況に合わせたフォローアップメールの文面を量産する

アイディア出しの具体例などを知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

関連記事：ChatGPT壁打ち活用術：AIで起こすアイデア革命

どの業務から始めると成果が出やすいか

GPTsを載せる業務は、すでに生成AIが使われている領域から選ぶと立ち上がりが早くなります。総務省の令和8年版情報通信白書によると、2025年度の企業向け調査で自社の何らかの業務で生成AIを利用していると回答した割合は、日本において86.4%でした。業務類型ごとに見ると、日本では「議事録・メール作成補助」での活用が約7割と最も高く、次に「営業・販売」で約6割、「社内ヘルプデスク」で約5割と続いています。

業務類型	生成AIの活用状況（日本）	GPTsとの相性
議事録・メール作成補助	約7割	型が決まっており、指示を固定化しやすい
営業・販売	約6割	提案文やフォローアップの下書きに向く
社内ヘルプデスク	約5割	社内規程を知識として参照させやすい

同じ調査では、生成AI活用の方針について「積極的に活用する方針である」「活用する領域を限定して利用する方針である」と回答した割合の合計が日本で68.9%となり、前年度の49.7%から大きく上昇しています。企業規模別では大企業で74.0%、中小企業で58.1%でした。方針だけが先に整い、現場の型づくりが追いついていない企業が多い局面といえます。

一方で同白書は、日本より他の3か国（米国・ドイツ・中国）のほうが、生成AIに社内データを参照させたりデータベースを構築したりしている割合が高く、5割を超えていると指摘しています。GPTsの知識機能は、この「参照させるデータを整える」工程を軽い手順で始められる入口になります。

参考：令和8年版 情報通信白書 第Ⅰ部第2章第1節（総務省）

社内でどの業務から手を付けるかの見立てや、作ったGPTsを使われる状態にするところまで含めて、malnaでは支援を行っています。整理の段階で手が足りない場合は、malnaへのご相談を承っています。

GPTsと他の選択肢の使い分け

GPTsは「決まった型を配る」ための仕組みであり、文脈をまとめる機能や、開発者向けの拡張とは役割が異なります。同じ「ChatGPTを業務に合わせる」という目的でも、選択肢が複数あるため、目的から逆算して選ぶと迷いません。ここでは4つの選択肢を比較します。

選択肢	何をするものか	向いている場面	必要な作業
GPTs	指示と参照資料を固定した専用のChatGPTを作る	同じ手順を複数の人が再現する業務	設定画面での入力のみ
プロジェクト機能	関連するやりとりとファイルをまとめて保持する	継続する案件の文脈を引き継ぎたい場面	案件ごとの整理
プラグイン	スキルとMCPサーバーを組み合わせて機能を追加する	外部システムと継続的につなぐ場面	サーバーの実装と公開手続き
API	自社のシステムやサイトに組み込む	自社サービスに機能として載せる場面	開発と運用の体制

プロジェクト機能との違いは「型を配る」か「文脈をまとめる」か

GPTsとプロジェクト機能の違いは、再現したいものが手順か文脈かにあります。GPTsは同じ指示を誰が使っても同じように動かすための仕組みで、プロジェクト機能は関連するやりとりやファイルをひとまとまりに保つための仕組みです。

複数の人が同じ手順を再現する必要がある業務ではGPTsが向き、継続的に進む案件で前提説明の手間を減らしたい場合はプロジェクト機能が向きます。両方を併用し、案件ごとのプロジェクトの中で共通のGPTsを呼び出す形にする使い方もあります。

関連記事：ChatGPTのプロジェクト機能とは？malnaが徹底解説します！

開発者向けにはプラグインという選択肢がある

提供元の開発者向けドキュメントでは、ChatGPTを拡張する仕組みとしてプラグインが案内されています。プラグインは、繰り返す作業の手順と参照資料をまとめたスキルと、外部システムにつないでツールを提供するMCPサーバー、必要に応じたUIを組み合わせたものとして説明されています。

役割分担は明確です。MCPサーバーがデータ、認証、認可、操作を提供し、スキルが再利用可能な手順やテンプレートを提供するという線引きです。設定画面の入力だけで完結するGPTsに対し、こちらはサーバーの実装と公開手続きが必要になるため、社内に開発の体制があるかが選択の分かれ目になります。

参考：Plugin architecture（OpenAI Developers）

参考：Skills（OpenAI Developers）

社外のシステムから呼び出したい場合

社内の別システムから定型の処理を起動したい場合は、GPTsとは別の仕組みが用意されています。提供元のドキュメントには、公開したワークスペースエージェントをAPI経由で起動するエンドポイントと、専用のアクセストークンによる認証方式が記載されています。

GPTsは人が画面から呼び出す前提の仕組みです。起動する主体が人かシステムかで切り分けると、どちらを選ぶかの判断がつきやすくなります。

参考：Trigger workspace agent runs（OpenAI Developers）

社内で使うときのリスクと運用ルール

GPTsを業務に載せる際は、入力してよい情報の線引き、公開範囲の管理、出力の確認体制の3つを先に決めておく必要があります。作るのが簡単な分、ルールを決めないまま社内に広がりやすいのが難しいところです。国のガイドラインが利用者に求めている事項に沿って整理します。

入力してよい情報の線引きを決める

総務省と経済産業省が公表した「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」では、AI利用者に重要な事項として、AIシステム・サービスへ個人情報を不適切に入力することがないよう注意を払うこと、および機密情報等を不適切に入力することがないよう注意を払うことが挙げられています。

GPTsでは、知識としてアップロードするファイルがこの論点に直結します。実務では、次の3階層で線を引くと運用しやすくなります。

• 参照させてよい資料：公開済みの資料、社内で共有範囲が広い手順書
• 条件付きで参照させる資料：取引先名などを伏せたうえで使う社内事例
• 参照させない資料：個人情報、未公開の財務情報、取引先との契約条件

公開範囲を決めて、共有先を管理する

GPTsは共有が簡単なため、公開範囲の設定が実質的なアクセス制御になります。誰に渡すかを決めずに作り始めると、社内資料を参照するGPTsのリンクが想定外の範囲に回ることがあります。

作成時に「自分専用」「リンクを知っている人」「ストアで公開」のどれで運用するかを決め、公開したものの一覧を管理する担当を置いてください。退職や異動で作成者がいなくなったGPTsの扱いも、あらかじめ決めておくと後から困りません。

出力を確認する担当を決める

同ガイドラインは、AI利用者に対して、提供者が定めた留意点を遵守し想定された範囲内で利用すること、想定された仕様に基づき適切に動作しているかを確認すること、AIの出力について精度とリスクの程度を理解した上で利用することを挙げています。

GPTsに置き換えると、出力をそのまま社外に出さず、誰が最終確認するかを業務ごとに決めておくという運用になります。弊社のメールマガジンの事例でも、GPTsは最終チェック者として使いつつ、送信の判断は人が行っています。

参考：AI事業者ガイドライン（第1.2版）（総務省・経済産業省）

仕様変更に追随する体制を作る

生成AIの機能や対応モデルは短い周期で変わるため、設定を作りっぱなしにすると想定と違う挙動になります。提供元は、一般提供中のモデルの終了は最低6か月前、特定バリアントは最低3か月前、プレビュー版は2週間程度と短い場合もあるという通知期間の目安を公開しています。

この前提に立つと、GPTsの見直しは半期に1回程度を目安に予定として組み込んでおくのが現実的です。指示文、参照させている資料、有効にしている機能の3点を定期的に確認するだけでも、精度の低下と仕様変更による不具合はかなり防げます。

参考：Deprecations（OpenAI Developers）

社内に定着させる担当を決める

GPTsの成果は、作った本数ではなく使われ続けているかで決まります。作成者だけが使っている状態から抜け出すには、共有の場と、うまくいった指示を蓄積する仕組みが必要です。

運用ルールの決め方や、社内で使われる状態をつくる進め方は、以下の記事で手順として整理しています。

関連記事：【保存版】中小企業が今すぐ始められるChatGPT活用ガイド：導入から運用までのポイントを完全解説

よくある質問

GPTsに関する質問は、対応プラン、資料の扱い、他機能との使い分け、外部連携の制限の4つに集まります。ここでは業務導入の検討段階で寄せられることの多い5問に回答します。仕様は更新が入る領域のため、断定できない点はその旨を記載しています。

Q. GPTsは無料プランでも作成できますか？

作成に必要なプランは提供元の更新によって変わるため、この記事では断定していません。ご自身のアカウントで作成メニューが表示されるかを確認し、表示されない場合は提供元の公式ヘルプで対応プランを確認してください。法人アカウントでは管理者が機能を制限している場合もあります。

Q. GPTsに社内資料をアップロードしても問題ありませんか？

AI事業者ガイドライン（第1.2版）では、AI利用者に対して個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意を払うことが求められています。公開済みの資料や共有範囲の広い手順書から始め、個人情報や契約条件を含む資料は対象外にする線引きを先に決めてください。

Q. GPTsとプロジェクト機能はどう使い分けますか？

GPTsは同じ手順を複数の人が再現するための仕組みで、プロジェクト機能は継続する案件の文脈をまとめておくための仕組みです。定型業務の品質をそろえたい場合はGPTs、案件ごとの前提説明を省きたい場合はプロジェクト機能が向きます。

Q. GPTsを自社サイトのチャットボットとして設置できますか？

GPTsは自社サイトに埋め込んで来訪者に応答させる仕組みではありません。Webサイトに設置する形のチャットボットが必要な場合は、APIを使った実装が前提になります。社内利用であれば、GPTsの共有リンクを配る形で足りることも多いです。

Q. アクションで外部システムとつなぐときの制限は何ですか？

公開されている主な制限は、APIの往復が45秒でタイムアウトすること、リクエストとレスポンスがそれぞれ100,000文字未満であること、扱えるのはテキストのみでカスタムヘッダーは非対応であることです。通信はポート443でTLS1.2以降が必要になります。

まとめ

GPTsは、業務効率化やクオリティ向上に貢献するカスタマイズ可能なChatGPTです。事前にルールやトーンを設定することで、作業の手間を削減し、成果物の統一性を確保できます。

本記事で扱った論点を振り返ると、判断のポイントは次の4つに整理できます。

• 設定は短時間で終わるが、成果はプロンプトの設計で決まる
• 外部システムとつなぐ場合は、認証方式と制限値を先に確認する
• 文脈をまとめたいのか手順を配りたいのかで、使う機能が変わる
• 入力してよい情報の線引きと、出力の最終確認者を先に決める

GPTsを適切に活用し、業務の自動化と生産性向上を目指しましょう。

参考：チャットgptとは何かを徹底解説｜GPTの仕組みと使い方・ビジネス活用事例や最新料金比較

生成AIの導入・運用はプロに任せよう

GPTsは業務効率化やコンテンツ品質の向上に役立つ強力なツールですが、「最適な設定や運用が難しい」「導入したものの最大限活用できていない」「今後本格的に運用していきたいが不安がある」といった課題を抱える企業も少なくありません。

もし、そうお考えでしたら、ぜひmalna株式会社にサポートさせてください。貴社に最適なGPTsの活用方法をご提案し、スムーズな導入・運用をサポートいたします。記事で整理した手順を自社に当てはめる段階に入ったら、malnaへの無料相談から着手の順序をご相談ください。

AIを使える人材が社内にいない場合

作り方はわかった。でも、社内で育てていく人がいない。

GPTsは一度作って終わりではなく、使いながらプロンプトを直し続ける人がいるかどうかで精度が変わります。malnaでは、AI活用の実務経験を持つ人材をご紹介するAIタレント名鑑を運営しています。採用ではなく業務委託として、週1日から相談いただけます。

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