【保存版】中小企業が今すぐ始められるChatGPT活用ガイド：導入から運用までのポイントを完全解説

近年、ビジネスシーンでの活用が急速に広がっているChatGPT。特に、限られたリソースで効率的な業務改善を目指す中小企業にとって、ChatGPTをはじめとしたAIツールの活用は大きな可能性を秘めています。

しかし一方で、「具体的にどう活用すればいいのか分からない」「セキュリティ面が不安」というのも本音ではないでしょうか？試しに会社に導入してみたものの結局使われていない、一部メンバーの利用に留まっている、という事例もよくお聞きします。

本記事では、中小企業の皆様に向けて、ChatGPTの社内への導入方法や、導入時の注意点、また実践的な活用方法等の抑えておきたい重要なポイントを解説していきます。

はじめに

ChatGPTとは？

ChatGPTは、チャット形式で人間のように自然な会話ができるのが特徴で、文章作成、データ分析、プログラミング支援など、幅広いタスクをこなすことができます。リリース以降、早いペースでアップデートを重ねる中で性能も格段に上がっており、ビジネスシーンでも本格的に導入している企業が増えている印象です。

弊社でも活用を進めており、例えばプログラミング経験のないメンバーが、ChatGPTを活用しながら社内ツールの自動連携等を進める等、利用シーンや活用の幅はかなり広いと感じています。

そのため適切にAIを活用できている企業と、そうではない企業には今後大きな差が生まれてしまうのも事実です。

malnaではこういったAI導入や社内での活用もご支援していますので、興味がある場合はぜひご相談ください。

1. はじめに

ChatGPTとは？

ChatGPTは、チャット形式で人間のように自然な会話ができるのが特徴で、文章作成、データ分析、プログラミング支援など、幅広いタスクをこなすことができます。

リリース以降、早いペースでアップデートを重ねる中で性能も格段に上がっており、ビジネスシーンでも本格的に導入している企業が増えている印象です。

弊社でも活用を進めており、例えばプログラミング経験のないメンバーが、ChatGPTを活用しながら社内ツールの自動連携等を進める等、利用シーンや活用の幅はかなり広いと感じています。

そのため適切にAIを活用できている企業と、そうではない企業には今後大きな差が生まれてしまうのも事実です。

malnaではこういったAI導入や社内での活用もご支援していますので、興味がある場合はぜひご相談ください。

中小企業がChatGPTを導入するメリット

まずはChatGPTを導入することで、期待できる具体的なメリットを整理しましょう。

大きく分けて以下の3つが挙げられます。

1. 社内リソースの最適化

   限られた人員で多様な業務をこなす中小企業において、ChatGPTによる業務支援は大きな力となります。例えば、定型文書の作成や顧客対応の下書き作成など、時間のかかる作業を大幅に短縮できます。

2. 業務品質の向上

   AIの得意な内容として、文章チェックや校正等も挙げられます。社内成果物を生成AIに一度通すことで品質を一定水準以上に保ち、ケアレスミスの防止や表現の統一性を確保することに役立ちます。

3. コスト削減効果

   上記に合わせて結果的に、社内のコストが削減できることも大きなメリットです。またコピーライティングや企画立案等、これまで外注をしていた内容も社内で実行できるようになる可能性もあります。

2. 導入のステップと抑えておきたいポイント

それでは具体的に社内への導入ステップをみていきましょう。

ひとくちにChatGPTを活用する、といってもその方法は企業によって異なります。適切に導入を進めるために、以下の手順に沿って考えていきましょう。

それぞれポイントもまとめていますので、チェック表として活用してもらうのも良いかもしれません。

手順	ポイント
1. 目的の明確化	・目的(期待する効果）を明確にする ・成功指標を定義する ・業務フローに組み込めている状態を目指す
2. 導入計画の策定	・スケジュール、責任者、リソースを確保する ・最新の情報を収集し、適宜計画を見直していく ・必要に応じて専門家に相談する
3. ChatGPTのプラン選定	・料金体系を理解し、最適なプランを選定する
4. 準備と導入	・適切なステップで導入を進める ・情報漏洩対策を徹底する ・良いプロンプトが共有される仕組みを作る ・MyGPTを活用する
5. 導入後の運用管理	・基本的な使用方法やセキュリティ面の注意点を周知する ・利用状況をモニタリングする ・効果測定と改善ができるようにする ・新機能への対応を適宜行う

1. 目的の明確化

導入にあたって最低限決めておきたいのが、以下の2点です。何を目指し何を達成すれば導入が成功したと言えるのかは、明確に定義をしておきましょう。

• 目的(期待する効果）を明確にする
• 成功指標の定義

理想的には各業務フローに生成AIが組み込まれている(既存の業務を代替できている)ことですが、他にもわかりやすい指標として例えば1日あたりの利用件数等でみてみるのも良いかもしれません。

2. 導入計画の策定

次に導入の計画を決めていきましょう。一般的な社内のプロジェクトと基本的には同じ考え方で良いですが、以下の3点はしっかりと決めておく必要があります。

• スケジュールの立案
• 責任者・担当者の選定
• 必要なリソースの確保

リソースとしてAI関連のサービス利用自体にかかる費用や、場合によっては社内向けにシステム構築を行うこともあるかと思います。

ROIを明確にするという意味でも、1の目的や指標の明確化は非常に重要になります。

また生成AI関連は特に情報の移り変わりが早い分野でもあるため、担当者も積極的に情報収集を行うことが求められます。一度計画をたてたとしても、最新の情報に合わせて、計画を修正したり、新しい技術やサービスを適宜取り入れていく柔軟さも重要です。

その観点では生成AIに興味や熱意があったり、ある程度技術的な理解がある担当者がいることが理想的となりますが、社内で最適な人員を確保するハードルは高いのも事実かと思います。

必要に応じて専門家や外部顧問等に一時的に頼ることも選択肢の一つとして検討してみましょう。

3. プラン選定と導入

詳細はChatGPTのサービスページから確認できますが、基本的には性能別に以下の3つのプランがある他、法人向けに2つのプランが用意されています。

• 無料版：個人での試験的利用
• Plus：基本的な業務利用
• Pro：最高レベルの性能を利用可能

法人向け

• Team：ワークスペースでの管理が可能
• Enterprise：Teamよりも優れた管理者制御や充実したサポート

法人向けでTeamプランを契約し、必要な人数分アカウントを発行するのが一般的ですが、目的と予算に応じて適切に選択をしましょう。

4. 準備と導入

会社や導入の規模にもよりますが、ChatGPTの社内導入を進める際は段階を分けて進められると理想的です。

ステップ1：まずは導入チームあるいは小規模なチームでパイロットプロジェクト的に利用

ステップ2：ステップ1を踏まえて利用シーンや効果、あるいは展開方法などを整理

ステップ3：ステップ2を元に全社展開

また、ChatGPTの利用にあたって必ず押さえておきたいのが「情報漏洩対策」「良いプロンプトの共有」「MyGPTの活用」の3点です。

「情報漏洩対策」としてはシステム面での設定と、社内運用時の対策の2つの観点から考えましょう。

まず設定として右上の設定画面 > データコントロールから「すべての人のためにモデルを改善する」という項目をオフにしておきましょう。この設定にしておくことで、入力した情報が学習に使われることを防ぐことができます。

また上記設定を行ったとしても、基本的にはChatGPTで個人情報や社外秘の情報を入力しない、という認識は持っておく必要があります。

これらのセキュリティ設定は、3で紹介した法人向けのプランであれば各アカウントの設定を一括して管理できるため、その意味でも法人アカウントはうまく活用したいところです。

次に「プロンプト」とはChatGPTに業務依頼をする際に入力するテキストのことですが、意図した内容をChatGPTに返答してもらうにはある程度慣れや工夫が必要です。

それぞれの社員が個別に使用するだけでは、似たシーンで何度も同じプロンプトを入力してしまうかもしれませんし、自分だけではなかなかプロンプトを改善していくことも難しいです。そのため、社内の「良いプロンプト」を見つけて、きちんと蓄積したり、参照できる仕組みを作ることが重要になります。

弊社の場合は、社内にプロンプト共有用のSlackチャンネルを作成して適宜自分が使用した際に共有をしてもらい、そこに対してプロジェクトチームのメンバーからフィードバックを行ったり、良いプロンプトは別途用途や内容を整理して蓄積していく、という以下のような取り組みを行っています。

【実施例】
専用のslackチャンネルでプロジェクトメンバーをメンション

↓
プロジェクトメンバーからフィードバック

もう1つの「MyGPTの活用」とは特定の目的に合わせて、カスタマイズした応答がされるように事前にルール設定をしておけるChatGPTの機能です。

例えば、特定のフォーマットで作成する文章や、事前知識を元にした回答設定など、部署や用途に合わせてかなり簡単に設定ができるため、これらを整備しておくことも社内で利用シーンを増やす際の工夫として活用できるかと思います。

弊社でも以下の画像の左上にあるように文章添削や、メルマガ、SEO記事の修正等の目的に合わせたものを準備して活用しています。

5. 導入後の運用管理

あらゆるITツールにおいて言えることですが、ChatGPTについても導入して終わりとなってしまっては元も子もありません。

安全に使用し、かつ意味ある形で利用し続けてもらうために以下の4つを継続して実施をしましょう。

• 基本的な使用方法や
• セキュリティ面の注意点の周知
• 利用状況のモニタリング
• 効果測定と改善
• 新機能への対応

3. 注意点

ChatGPTは非常に便利なものですが、一方で社内に導入するにあたっては抑えておくべき注意点もあります。

特に秘匿情報を扱う際や、企業として対外的に出す情報に利用する際などは注意が必要です。

具体的に以下の点は把握をして社内に周知を行った上で導入を進めましょう。

情報漏洩のリスク

前述した通り、ChatGPTの利用に際して最も注意すべき点は、情報セキュリティの確保です。

法人プランであれば、デフォルトでは学習に利用されないようになっているものの、基本的なルールとして「機密情報や個人情報は入力しない」という点が社員の共通の認識となるよう、周知を徹底しましょう。

出力内容の精査

ChatGPTの課題の一つとして、「ハルシネーション」と呼ばれる、誤った情報や不適切な内容を正しい情報のように出力することがあります。

完璧な回答を返してくれるわけではないため、あくまでも部分的な業務の短縮や効率化ツールとして最終的なアウトプット（成果物）は利用者が責任を持って確認、調整をする必要があります。

ハルシネーション対策として、以下の点については行うようにしましょう。

• ハルシネーションがおきにくいプロンプトの書き方を行う。
• 出力された情報は必ず人間が確認する（数値やデータについては必ず事実確認を行う）。
• 重要な判断の際は、複数の情報源で内容を検証する。

機能的な限界

また、ここまで紹介してきて万能に思えるChatGPTですが、機能的に限界があることも理解しておく必要があります。

• 100%の正確性は保証されない。
• 創造性を必要とする高度な判断は人間が行う必要がある。
• 特定の専門分野では、専門家の知識・経験に及ばない。

など、まだまだ人の手を介する必要があるのも事実ですので、適切な利用シーンで活用する、という意識が重要です。

4. 利用例

さて、ここまで導入方法や注意点などを紹介してきましたが、ChatGPT自体はどのようなシーンで利用できるのでしょうか？

今回はほんの一部ですが利用例をご紹介します。

文書作成支援

• ビジネスメールの下書き
• 報告書のテンプレート作成
• 議事録の要約と整理
• マニュアルの作成
• 誤字脱字チェック

コンテンツ作成

• ブログ記事の構成検討
• SNS投稿文の作成
• プレスリリースの下書き
• メールマガジンの企画立案

アイデア出し/企画

• 商品企画のブレインストーミング
• キャッチコピーの案出し
• デザインコンセプトの検討
• プレゼン資料の構成立案

市場分析

• 競合分析のフレームワーク作成
• トレンド情報の整理
• データ分析や可視化

その他

• コード生成
• 言語翻訳

ChatGPTはテキスト情報の生成や要約、情報収集やコード生成等、幅広い部分で活用できます。上記に挙げた内容以外にも、普段の業務でぜひ活用ください。

5. 生成AIで他にもできること

本記事での詳細な解説は避けますが、ChatGPT以外にもビジネスで活用できる生成AI技術が続々と登場しています。

以下に一部をご紹介しますが、業界や社内業務に応じて活用できるものもたくさんあるはずです。

興味を持たれた方はぜひ調べて活用してみてはいかがでしょうか。

画像生成AI

商品画像の作成、デザイン案の生成

OpenAIの「Sora」、Googleの「ImageFX」、「Midjourney」や「Stable Diffusion（Stability AI）」など。

音声生成AI

ナレーション作成、多言語音声対応

Googleの「Text to Speech AI」、「Resemble AI」など。

コード生成AI

プログラミング支援、自動化

「GitHub Copilot」、「Amazon CodeWhisperer」など。

6. まとめ

ChatGPTは、中小企業の業務効率化や成長促進に大きな可能性を秘めています。

今回、導入のステップや注意点を解説しましたが、最後に導入時の8個のチェックポイントをまとめましたので、ぜひ活用してみてください。

• 目的と効果測定の指標は明確に定義されていますか？（例：業務効率化の目標値、利用件数など）
• 導入責任者や担当者、必要なリソース（人員・予算）は確保できていますか？
• 最新の情報を常に収集し、適宜計画を見直せる体制になっていますか？
• ChatGPTの適切なプラン（Team/Enterprise等）を選択しましたか？
• 良いプロンプト事例の共有や「MyGPT」の設定は整備されていますか？
• セキュリティガイドライン（機密情報・個人情報の取り扱い等）を準備/周知できていますか？
• ChatGPTの出力内容の精査ルール（人による確認、事実確認等）は社内に浸透していますか？
• 導入後の運用管理体制（利用状況モニタリング、効果測定、ガイドライン更新等）は整っていますか？

自社の課題やニーズに合わせて、最適な活用方法を見つけることで、ChatGPTは強力なビジネスツールとなるでしょう。

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