自動でZoomを録画を、文字起こしして、簡単に管理する方法とは？『tl;dv』/『Zapier』などのツールをご紹介！

はじめに

突然ですが日々の業務に関してこのような困り事はございませんか？

• さっきのzoomのミーティング録画するつもりだったのに忘れてた…
• Aさんがさっき「〇〇」って言ってるけど、前のミーティングでは「××」って言っていた気がする
• MTGの議事録を撮るのが大変だな
• Zoomの録画データを毎回ダウンロードしてGoogle driveに入れるのが面倒だな

上記に対して、様々な解決策が出てきておりますが、その1つとして私は「自動でzoomで録画して、録画した動画データが自動で文字起こしされて、みんなが見れるフォルダーに格納される方法」をご共有できればと思います。

議事録を取ることや、録画した動画をGoogle driveにアップすることはそこまで大変なことではありませんが、その時間が積もればかなりのものとなります。

ぜひこの機会に上記の内容を理解して、業務効率化に役立ててください。

Zoomの録画を文字起こしして自動で管理するためにどんなツールを使うのか？

今回に関しては上でお伝えした通り「自動でzoomで録画して、録画した動画データが自動で文字起こしされて、みんなが見れるフォルダーに格納される方法」をご紹介します。

その中でそれぞれ『tl;dv』と『Zapier』という特別なツールを使いますので、それぞれご紹介します。

『tl;dv』とは？

引用元 : tl;dv

tl;dvは、顧客やチームとの通話を自動で録画し、書き起こし、要約するAIツールです。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsと連携し、会議の内容を30以上の言語で自動文字起こしします。そのため、AIを利用して会話の重要な瞬間を記録し、キーワード検索で会議の内容を簡単に振り返ることができます。

また、文字起こししたそれぞれのミーティングなどの動画を上記の画像のように、フォルダに格納して、権限を渡したユーザーと共有することが可能です。

『Zapier』とは？

引用元 : Zapier

Zapierは、アプリケーション間で作業を自動化するプラットフォームです。6,000以上のアプリとの統合しており、ユーザーはコーディング不要で自動ワークフローを構築できます。これにより、データの移動、タスクの自動化、複雑なビジネスプロセスの簡素化が可能になります。また、Zapierは、さまざまな業務プロセスに対応する「Zaps」と呼ばれる自動化ルールを作成することで、マーケティング、セールス、カスタマーサポート、プロジェクト管理などの分野で業務効率化を促進します。利用者は、特定のトリガーが発生した際に自動的にアクションを実行するカスタマイズ可能なワークフローを設計でき、複数のアプリケーションをシームレスに連携させることができます。

上記の画像のように、一番上にトリガーを設定し、下にそのトリガーが発生した時に起こるアクションを設定しております。

こちらは、Zoomでレコーディングが発生した時(これがトリガー)に、tl;dvに自動で格納される(これがアクション)ように設定しております。

設定方法

それでは、「自動でzoomで録画して、録画した動画データが自動で文字起こしされて、みんなが見れるフォルダーに格納される方法」についてそれぞれ細かく設定方法をお伝えします。

自動でzoomで録画する方法

自動でzoomで録画する方法に関しては、zoomの基本設定を変更することで、設定可能です。詳しくお伝えすると、アカウント設定の「​​自動レコーディング」を有効にすることで設定可能です。

1.zoomにサインインします。

2.左のバーからアカウント管理 > アカウント設定を押します。

3.上のタブの中の「レコーディング」を押します。

4.「自動レコーディング」という部分までスクロールして下がり、項目をONにして、「クラウド上にレコーディングする」という内容で保存します。

上記を行うことで、全ての録画において必ず動画が録画されて、「あ！録画し忘れた」ということがなくなります。

上記の説明でわからない場合は、Zoomが公式で自動レコーディングの方法に関して記事を公開しておりますので、ぜひそちらをご覧ください。

参考資料 : ZOOMサポート『自動レコーディング』

みんなが見れるフォルダーに格納する方法

上の設定でzoomが全て録画されるようになっても、録画データが自分のzoomアカウントにたまって、共有するためにGoogle driveに格納するのが面倒という悩みを解決するのがこの「みんなが見れるフォルダーに格納する方法」です。

これを行うためには、2章で説明したZapierを使用します。

1.Zapierに登録をします。(無料プランで大丈夫です。)

2.ログインできたら左上の「Create」をクリックして、Zapsを作成します。(Zapが1つのワークフローということです。)

3.トリガー部分においてスクリーンショット画像のように、下記の項目を設定します。

• App : Zoom 
• Event : New Recording
• アカウント : 自分のzoomアカウント

4.tl;dvに新規で自分のアカウントを登録します。(こちらもフリープランで大丈夫です。)

5.アクション部分においてスクリーンショット画像のように、下記の項目を設定します。

• App : tl;dv
• Event : Upload Recording
• アカウント : 4番で登録したもの
• Recording name : Topic
• Recording file or recording download URL : Video Files Download URL

6.再度tldvにログインし、左下の項目より他のメンバーを招待できます。

上記の設定を行うことで、自動でZoomで録画されていたミーティングの動画が、自動でtl;dvのフォルダーに入り、みんなで共有することができます。

録画した動画データが自動で文字起こしする方法

上記の手順で「自動でzoomで録画する方法」を設定し、「自動でzoomで録画した動画がtl;dvに格納される方法」が完了している形でしたら、tl;dvで自動で動画は文字起こしされています。

フォルダに格納された動画を開くと、上記のように、右側に録画されていた動画/左側に議事録が自動で生成されます。この機能によって議事録の作成の必要がなくなり、動画と一緒に議事録を格納し、ミーティング参加者などに簡単に共有することができます。

業務効率化ならmalnaへ

上記の内容はいかがでしたでしょうか？今回はZoomにまつわる様々な困り事を一気に解決する方法に関してご紹介しました。malna株式会社はこのようなDX化を促進するコンサルティングサービスを提供しております。もし、貴社の中で「この業務、効率化できないかな…？」などのお悩みがございましたら、ぜひ1度malnaまでお問い合わせください。無料で内容を確認し、様々なご提案をさせていただきます。

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