人材紹介の面接日程調整を自動化する方法｜求職者・企業との三者間調整

「求職者に候補日を聞き、企業に伝え、返事を待つ往復が毎日続いている」
「日程調整ツールを入れたいが、求職者と企業の間でどう使えばよいか分からない」

こんなお悩みはありませんか。

求職者と企業の間に立って、面接のたびに連絡を取り次ぐのは手間がかかりますよね。

この記事では、人材紹介会社が面接日程の調整を自動化する方法を、工程の分け方から始める手順までわかりやすく解説します。

どの工程をAIや仕組みに任せるかの整理は、malnaのAIエージェント導入支援でご相談いただけます。

人材紹介の面接日程調整が三者間で手間取る理由

人材紹介の日程調整自動化とは、三者で面接日程を決める連絡の一部を、ツールやAIに任せる取り組みです。

三者とは、求職者・求人企業・人材紹介会社を指します。

三者間の調整は、二者間の予約より連絡の往復が多くなります。

手間取る理由は、次の3つです。

• 人材紹介会社が求職者と企業の予定を取り次ぐ
• 選考が進むたびに調整がくり返される
• 返信の遅れが選考辞退につながる

自動化する工程を決める前に、どこで往復が増えているかを確かめておきましょう。

人材紹介会社が求職者と企業の予定を取り次ぐ

人材紹介会社（以下、紹介会社）は、求職者と求人企業（以下、企業）の予定を直接つながず、間に立って取り次ぎます。

担当者は求職者に候補日を聞き、企業の採用担当者に伝え、企業の返事を求職者に戻します。

企業側に面接官が複数いると、面接官どうしの空き時間も合わせる必要があります。

オンライン面接では、Web会議のURLを発行して三者に届ける作業も加わります。

面接日程調整は、候補者・企業・面接官・オンラインURLの調整が絡むため、細かい往復が起きやすい業務です。

選考が進むたびに調整がくり返される

一次面接が終わって次の選考に進むと、同じ三者で二次面接の日程を決め直します。

最終面接まで進む求職者ほど、調整の回数も増えます。

複数の企業に応募している求職者では、企業ごとに別々の往復が並行して進みます。

従来の三者間調整では、複数の候補日から相手に選んでもらう投票型の方法が使われ、1回の調整ごとに予約ページを発行する必要がありました。

Jicooの公式ページは、投票型は多数の日程調整を行う人材紹介の現場では使いにくいケースも多かったと説明しています。

1回ごとに準備をやり直す方法では、件数が増えるほど担当者の手間も増えます。

参考：人材紹介の仲介も予約ページで自動化「Jicooコネクト」｜Jicoo

返信の遅れが選考辞退につながる

日程の往復が長引くと、求職者の意欲が下がるおそれがあります。

スタンダードファクトリーは、往復をくり返すと求職者の温度感が下がったり別の予定が入ったりし、離脱率が上がると考えられると説明しています。

Jicooも、スケジュールが決まらず応募者が苛立つと、面接や面談の辞退につながると書いています。

日程が決まった後にも注意が必要です。

確定した予定をすぐに予定表へ入れないと、登録漏れや、別の求職者と同じ枠に予定が重なる問題が起きます。

日程を早く決め、決めた日程をすぐ予定表に入れると、辞退や予定の重複を防ぎやすくなります。

参考：人材紹介業界での面談日程調整 設定率を上げる3つのポイント｜スタンダードファクトリー

参考：採用の日程調整を劇的に効率化！重要性と役立つ日程調整ツールをご紹介｜Jicoo

日程調整自動化で自動にできる工程と人が判断する工程

面接日程の調整は、候補日の回収から二次面接以降の再調整までの5つの工程に分けると、仕組みに任せる部分を決めやすくなります。

工程ごとに、仕組みに任せる部分と担当者が判断する部分は次のとおりです。

工程	仕組みに任せる部分	担当者が判断する部分
候補日の回収と突き合わせ	希望日と空き時間の照合	条件の相談が絡む日程
確定の連絡と登録	三者への通知と予定表への登録	通知の内容の確認
催促とリマインド	未回答への催促と開催前の連絡	返事がない相手への電話
日程変更とキャンセル	変更の受付と履歴の記録	辞退の意思を含む連絡への返答
二次面接以降	同じ予約ページでの再調整	選考結果の伝え方

工程は、次の5つです。

• 候補日の回収と空き時間の突き合わせ
• 確定の連絡とカレンダーへの登録
• 未回答への催促と前日のリマインド
• 日程変更とキャンセルの受付
• 二次面接以降も同じ流れで回す

候補日の回収と空き時間の突き合わせ

候補日を集める方法には、求職者に複数の候補日を答えてもらう方法と、企業の空き時間から予約を受け付ける方法があります。

どちらの方法でも、希望日と空き時間を照らし合わせる作業は仕組みに任せられます。

waaq Linkの仲介調整では、候補者が答えた日程をもとに、候補者ごとの調整ページが自動で作られます。

Jicooコネクトでは、企業の担当者が入力した受付スケジュールをもとに予約ページを共有します。

一方で、企業との条件交渉のように個別性が高く判断を伴う連絡は、担当者が担います。

参考：waaq Link｜waaq

参考：人材紹介会社向けAI電話｜アポトレール

確定の連絡とカレンダーへの登録

日程が確定したら、求職者と企業に日時を知らせ、担当者の予定表に登録します。

通知と登録を自動にすれば、予定表への入れ忘れや同じ枠への重複を防ぎやすくなります。

Direct Schedulingの公式ページは、カレンダー登録、Web会議のURL、紹介会社への連絡を自動で行えると説明しています。

担当者は、通知の文面に面接の場所や形式の誤りがないかを確認します。

参考：Direct Scheduling｜ダイレクトソーシング

未回答への催促と前日のリマインド

催促は、候補日を示したのに返事がない相手へ送る連絡です。

リマインドは、確定した面接の前に日時と場所を知らせる連絡です。

waaq Linkは、日程の確定に進まない相手への催促と、開催日前のリマインドを自動で送れます。

どちらも、送信のタイミングと回数を設定で変えられます。

面談の前日・当日の自動リマインドは、無断キャンセルや当日欠席を減らす基本の施策として紹介されています。

何度催促しても返事がない場合は、担当者が電話などで事情を確かめましょう。

参考：waaq Link｜waaq

参考：人材紹介の業務効率化アイデア10選！現場の疲弊を防ぐための方法｜bee-jobsharing

日程変更とキャンセルの受付

日程変更とキャンセルは、相手が予約ページから自分で手続きできると、担当者の取り次ぎが減ります。

Jicooは、予約完了ページから相手が日程変更やキャンセルを行える機能を設けています。

実施前のどの時点まで変更を受け付けるかも、設定で決められます。

変更の理由と確定日時の履歴を残さないと、求職者や企業との認識違いが起きやすくなります。

求職者からの変更の連絡に辞退の意思が含まれている場合は、担当者が受け止めて話を聞きましょう。

参考：価格｜Jicoo

二次面接以降も同じ流れで回す

一次面接の調整で使った仕組みを二次面接以降でも使えれば、調整を毎回ゼロから始めずに済みます。

Jicooコネクトは、三者間の調整でも1つの予約ページを使い回し、1つのURLで複数回の調整を行えます。

waaq Linkの仲介調整は、1回の候補日程の回答で複数回の日程を確定できる調整ページを作ります。

選考が進むたびに新しいURLを作り直す必要がないかを、試す段階で確かめましょう。

参考：人材紹介の仲介も予約ページで自動化「Jicooコネクト」｜Jicoo

参考：waaq Link｜waaq

三者間の面接日程を確定する3つの型

三者間の面接日程の調整は、誰が候補を出し、誰が日程を選ぶかで3つの型に分けられます。

型ごとに、公開されている仕組みを1つずつ例に挙げます。

型	候補を出す人	日程を選ぶ人	例
企業の空き時間を取り込む	企業	求職者	Jicooコネクト
求職者の候補日を先に集める	求職者	企業	waaq Linkの仲介調整
企業側のツールから届ける	企業	求職者	Direct Scheduling

型は、次の3つです。

• 人材紹介会社の予約ページに企業の空き時間を取り込む
• 求職者の候補日を先に集めて企業に選んでもらう
• 企業側のツールから人材紹介会社へ確定日時を届ける

どの型が合うかは、取引先の企業がすでに使っている道具によって変わります。

人材紹介会社の予約ページに企業の空き時間を取り込む

紹介会社が予約ページを持ち、企業の採用担当者を外部の参加者として加える型です。

Jicooコネクトでは、外部パートナーはアカウント登録なしで、チームメンバーと同じように扱われます。

進め方は、次の4段階です。

1. 紹介会社が企業に予約受付スケジュールの入力を依頼する
2. 企業の担当者が受付スケジュールを入力する
3. 紹介会社が予約ページを求職者に共有する
4. 求職者が予約し、面接の日程が確定する

外部パートナーがGoogleカレンダーやOutlookを接続すると、予定が埋まっている時間は候補から除かれます。

Jicooコネクトは、Teamプラン以上で使えます。

参考：人材紹介の仲介も予約ページで自動化「Jicooコネクト」｜Jicoo

求職者の候補日を先に集めて企業に選んでもらう

求職者が先に候補日を答え、企業が候補日から面接日を選ぶ型です。

waaq Linkの仲介調整では、各候補者が同じ調整URLから、面接できる日程を複数答えます。

回答すると、候補者ごとの調整ページが自動で作られます。

紹介会社は調整ページを企業の担当者に送り、企業が候補日から日程を確定します。

外部カレンダーと連携しなくても調整できるため、企業にカレンダーの連携を頼みにくい場合にも使えます。

参考：waaq Link｜waaq

企業側のツールから人材紹介会社へ確定日時を届ける

企業が面接用の日程調整ツールを使っている場合に、確定の結果を紹介会社が受け取る型です。

Direct Schedulingでは、面接が確定すると、日時や候補者名を指定したメールアドレスへ自動で転送できます。

転送の機能は、法人プランで使えます。

企業側のツールから届ける型では、紹介会社の側で調整の仕組みを選べません。

転送先は企業側のツールで設定するため、紹介会社のメールアドレスの登録を企業に依頼します。

取引の多い企業には、面接用の調整ツールを使っているかを先に聞いておきましょう。

参考：Direct Scheduling｜ダイレクトソーシング

人材紹介の日程調整ツールを選ぶ4つの観点

人材紹介の日程調整ツールは、三者間の調整と複数回の確定に対応しているかを最初に確かめて選びます。

三者間調整で見る観点は、次の4つです。

• 三者間の調整と複数回の確定に対応しているか
• カレンダーや管理システムと連携できるか
• 求職者と企業に登録の手間をかけないか
• 料金の単位と必要なプランを確かめる

4つを順に確かめると、取引先の企業に無理を頼まずに使えるツールを選べます。

三者間の調整と複数回の確定に対応しているか

日程調整ツールは、予約受付型と候補提案型に大別されます。

予約受付型は空いている日時を示して予約を受け付け、候補提案型は特定の候補日を示します。

三者間の調整では、企業の担当者を外部の参加者として扱えるかを確かめます。

二次面接以降も同じURLや調整ページを使い回せるかも見ておきましょう。

参考：採用の日程調整を劇的に効率化！重要性と役立つ日程調整ツールをご紹介｜Jicoo

カレンダーや管理システムと連携できるか

担当者の予定表と同期できれば、確定した面接を入れ忘れずに済みます。

比較記事では、採用管理システム（ATS）と日程調整ツールのデータが連携できるかも、選ぶ基準に挙げられています。

連携できる外部ツールの範囲を、選ぶポイントに挙げる比較記事もあります。

連携するときは、ツールに渡す予定情報を必要な範囲に限り、アクセスできる権限の範囲を決めておきます。

参考：面接の日程調整AI 5社比較【2026年版】料金・採用特化度で選ぶ｜Tasonal

参考：面接日程調整ツールおすすめ12選｜VIVIT LINK INSIDE

求職者と企業に登録の手間をかけないか

相手にアカウント登録を求めるツールでは、企業の担当者に登録の手間がかかります。

Jicooコネクトの外部パートナーは、アカウント登録をせずに使えます。

waaq Linkの仲介調整は、外部カレンダーとの連携なしで調整できます。

求職者が予約画面を開いたときに、登録や連携を求められないかも、試しに操作して確かめましょう。

料金の単位と必要なプランを確かめる

日程調整ツールの料金には、ユーザー単位と会社単位があり、三者間の機能が上位のプランに限られる例もあります。

2026年11月13日時点の公式ページの料金は、次のとおりです。

ツール	料金（税別）	三者間に関わる機能
Jicoo	Individual 0円、Team 年払い月額1,200円・月払い月額1,500円／ユーザー、Business 年払い月額1,600円・月払い月額2,000円／ユーザー、Enterpriseは問い合わせ	JicooコネクトはTeamプラン以上
Direct Scheduling	スターター 0円／人・月、プロ 1,490円／人・月、法人 39,800円／社・月	人材紹介への自動転送は法人プラン
waaq Link	提供元へ問い合わせ	仲介調整

JicooのTeamは、1ユーザーあたり年払いで月額1,200円、月払いで月額1,500円です（税抜）。

JicooのBusinessは、1ユーザーあたり年払いで月額1,600円、月払いで月額2,000円です（税抜）。

Jicooコネクトでは、外部パートナーはシート数に含まれず、外部パートナーの分の料金はかかりません。

ただし、接続できる外部パートナーの人数には上限があり、Teamは10人、Businessは20人、Enterpriseは無制限です。

SMSでのリマインドのように、通数で費用がかかる機能もあります。

JicooのSMSは、1通33円です。

料金と機能は変わる場合があるため、契約前に各社の料金ページで、三者間の機能を含むプランと最新の金額を確かめましょう。

参考：価格｜Jicoo

参考：人材紹介の仲介も予約ページで自動化「Jicooコネクト」｜Jicoo

参考：Direct Scheduling｜ダイレクトソーシング

参考：waaq Link｜waaq

AIで日程調整の連絡を補う使い方

予約ページを使えない企業とのメールのやり取りでは、AIに候補日時の整理と連絡文の下書きを任せられます。

AIに任せるのは整理と下書きまでとし、送信と確定は担当者が行います。

使い方は、次の3つです。

• 返信の文面から候補日時を抜き出す
• 確定や日程変更の案内文を下書きする
• 最終の送信と確定は人材紹介の担当者が行う

ツールを入れる企業と入れない企業が混ざっていても、AIで補えばメールの手間を減らせます。

返信の文面から候補日時を抜き出す

企業や求職者からの返信には、候補日時が文章で書かれています。

AIにメール本文を読ませると、候補日時を抜き出し、企業側と求職者側に分けて並べられます。

カレンダーとの連携は必須ではなく、メール本文から候補日時を抜き出す運用から始められます。

求職者の希望日時を文章からAIが解析し、候補を出す採用向けのツールもあります。

AIに渡すメールからは、日程の調整に必要のない個人情報を除いておきましょう。

参考：面接の日程調整AI 5社比較【2026年版】料金・採用特化度で選ぶ｜Tasonal

確定や日程変更の案内文を下書きする

候補日の提示、確定の連絡、日程変更の依頼、リマインドの文面は、毎回ほぼ同じ項目で作ります。

候補日時、所要時間、面接の形式などを渡せば、AIが状況に合わせた文面を下書きします。

日程変更が続いたときは、変更の理由と確定日時の履歴をAIに整理させると、認識違いを防ぎやすくなります。

担当者が下書きを直したときは、直した理由を記録し、次にAIへ渡す指示に加えましょう。

最終の送信と確定は人材紹介の担当者が行う

採用代行向けの解説記事は、最初からAIに面接日程を確定させる方法をすすめていません。

候補日時の整理とメールの下書きまでをAIに任せ、確定と送信は担当者が確認してから行います。

AIの出力は下書きとして扱い、日時と宛先を担当者が確かめてから送りましょう。

参考：【人材紹介・採用代行】面接日程調整をClaude Code/Codexで自動化する方法｜genai-ai.co.jp

関連記事：人材紹介会社のAI活用方法！求人票や面談メモの作成を効率化

求職者の個人情報を企業と共有するときの注意点

面接日程の調整では、求職者の氏名や連絡先が、企業やツールを通ります。

職業安定法第5条の5は、職業紹介事業者に、求職者の個人情報を業務の目的の達成に必要な範囲内で収集・保管・使用するよう求めています。

同じ条文は、個人情報を適正に管理するための措置も求めています。

厚生労働省の指針は、漏えいの防止や、正当な権限を持たない人のアクセスを防ぐ措置を挙げています。

職業紹介事業者には、個人情報を取り扱える人の範囲などを含む規程の作成も求められています。

求職者の秘密に当たる個人情報は、正当な理由なく他人に知られないよう厳重に管理するよう求められています。

個人情報保護法第27条は、例外の場合を除き、個人データを第三者に提供する前に本人の同意を得るよう求めています。

日程調整の仕組みを作るときは、次の点を確かめましょう。

• 企業に渡す情報の範囲を求職者に示し、事前に同意を得ておく
• 企業に送る調整ページに、日程の確定に必要のない情報を載せない
• AIに渡す文面から、在職中の事情など日程と関係のない情報を除く
• ツールで求職者の情報を見られる担当者の範囲を決める
• 使わなくなった調整ページや予約データの扱いを決める

法令の解釈や自社の規程の見直しは、弁護士や管轄の労働局に確認してください。

参考：職業安定法｜e-Gov法令検索

参考：職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者等がその責務等に関して適切に対処するための指針｜厚生労働省

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov法令検索

人材紹介の日程調整自動化を小さく始める手順

人材紹介の日程調整自動化は、すべての取引先で一度に始めず、1社の求人で試してから広げます。

最初に今の調整を数え、試した結果と比べると、広げる範囲を決めやすくなります。

手順は、次の3つです。

• 今の調整にかかる往復と件数を数える
• 取引の多い企業1社の求人で試す
• 手作業の調整と結果を比べて広げる

今の調整にかかる往復と件数を数える

1件の面接が決まるまでに、求職者と企業の間で何回のやり取りがあるかを書き出します。

月に調整している面接の件数も合わせて数えます。

調整にかかる時間だけでなく、確認待ちの件数や差し戻しの理由も見ておきましょう。

導入の前に数えておかないと、仕組みを入れた後に楽になったかを比べられません。

取引の多い企業1社の求人で試す

最初は、面接の件数が多く、連絡の取りやすい企業1社の求人で試します。

直近の面接の調整から数件を選んで試すと、ツールで扱えない連絡を早く見つけられます。

企業がすでに面接用の調整ツールを使っているかを、試す前に確かめましょう。

企業のツールがあれば企業側のツールから届ける型、なければ残りの2つの型から選びます。

手作業の調整と結果を比べて広げる

試した期間が終わったら、手作業で調整していたときと比べます。

比べる項目は、日程が決まるまでの日数、日程変更の件数、担当者が手直しした回数です。

仕組みやAIが整理した内容と、担当者が最終的に採用した内容を見比べると、手直しの多い箇所が分かります。

手直しの理由を記録し、次の企業に広げるときの設定に反映しましょう。

まとめ：人材紹介の日程調整自動化は1社の求人から始めよう

人材紹介の面接日程調整は、紹介会社が求職者と企業の間を取り次ぐため、二者間の予約より往復が増えます。

自動化を進めるときは、調整を5つの工程に分け、仕組みに任せる部分と担当者が判断する部分を決めます。

三者間の調整は、企業の空き時間を取り込む型、求職者の候補日を先に集める型、企業側のツールから届ける型から選びます。

予約ページを使えない企業とのメールでは、AIに候補日時の整理と下書きを任せ、送信と確定は担当者が行います。

求職者の個人情報は、日程の確定に必要な範囲だけを企業やツールと共有します。

最初の一歩として、1件の面接が決まるまでの往復の回数を書き出し、取引の多い企業1社の求人で試しましょう。

試した後、メールからの候補日時の抽出や下書きを担うAIエージェントを作る段階では、malnaのAIエージェント導入支援が相談先になります。

AIを使える人材が社内にいない場合

任せる工程と人が見る工程の線は引けたのに、取引先ごとに違う調整の流れへAIを組み込んで回せる人が社内にいない。

1社で試した流れを他の企業へ広げる段階では、取引先ごとの設定を直し、AIへの指示を見直し続ける人の手が必要になります。

malnaでは、AI活用の実務経験を持つ人材をご紹介するAIタレント名鑑を運営しています。

採用ではなく業務委託として、週1日から相談いただけます。

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