case
支援実績
Webマーケティング支援
社会保険労務士法人におけるZoho(CRM・SFAツール)導入を支援。日本一DX化が進んでいる社労士事務所を目指す。
ASC社会保険労務士法人様
業種：士業
課題
労務リスクから企業を守ることを使命とし、助成金支援を中心にサービスを提供するASC社会保険労務士法人。属人的な顧客・案件管理を行っていたため、管理体制を改善する必要がありました。さらに蓄積した顧客情報を活用してサービス向上を図りたいとの思いから、散在している情報を集約し一元管理すべく、malnaとZoho導入プロジェクトを開始しました。「1年以内に日本一DX化が進んでいる社労士事務所にする」という目標を掲げ、邁進中です。
今回は、ASC社会保険労務士法人の中村誠さんと甲斐清彦さんに、プロジェクト開始前に感じていた課題やmalnaを選んだ理由、Zoho導入の効果についてお聞きしました。
属人的な顧客・案件管理で情報が散在していたため、Zohoで一元管理したかった。
はじめに、ASC社会保険労務士法人様の事業内容と当時抱えていた課題について教えてください。
中村さん：
弊所は社会保険労務士法人として、助成金の申請代行やクライアントが思わぬところで不正受給認定されてしまわないためのコンサルティング、労務整備など、専門性の高いサービスを提供しています。私は主に助成金申請にかかる事務を、甲斐は営業推進として企画の立案などを行っています。
malnaさんに依頼する前は、顧客や案件管理体制が属人化していたことが課題でした。以前は契約前・受注後などの各ステージによってさまざまなツールを用いて管理していたため、部署間の連携がうまく取れなかったり、ツールごとの習熟度が社員によって異なったりするなど、さまざまな問題が発生していました。
このままでは労務管理の専門家としての信頼を損ねかねないと思い、散在している情報を集約し、誰でもわかる状態にしたいと考えるようになりました。さらに、顧客情報を蓄積・一元管理することで、サービスの向上も図りたいと思い、Zohoを導入することにしました。
なぜZohoを選ばれたのでしょうか？
甲斐さん：
Zohoはシンプルで使いやすく、コストを抑えられる点が一番の決め手でした。弊所社員が以前、Salesforceを使っていたことがあるのですが、費用が高いのが難点でした。
中村さん：
以前使ってたKintoneは、もともと受注後の売上を管理するために作られたツールであるため、リードの管理や商談に至るまでのプロセスを管理するのには適していませんでした。
甲斐さん：
また、実際にクライアントに導入していただくことを考えたときに、Zohoの方が適切だと判断し導入を決めました。
Zohoを導入するにあたって、malnaを選んでいただいた理由をお聞かせください。
中村さん：
Zohoのようにサービスが多岐にわたるシステムは、単にライセンスを入れるだけでは機能しません。複数のツールを統合できる仕組みを作る必要がありました。
malnaさんの場合、CRMからBooks、Projects、WorkDriveまで一貫して連携を設計・実装していただけますし、他社では「提案資料だけ」「要件定義まで」というケースが多い中、実際にコードを書いて動く仕組みまで作り上げてくださったので、ぜひお願いしたいと思いました。
Zoho導入でミスやトラブルが減少。社員の意識にも変化が
【malnaが実施したこと】
業務フロー全体をZoho上で完結させるため、数あるサービスの中から最適なものを都度選択し、組織全体のワークフローを一元管理するためのシステム基盤を構築しました。
「入り口」として、HP上のZoho Forms(フォーム作成ツール)から入った問い合わせをZohoCRM(顧客情報管理ツール)に商談や顧客情報として自動登録し、同時にZoho Cliq(ビジネスチャットツール)へ通知が飛ぶようにすることで、迅速な初期対応（営業アサイン）が可能になる流れを整備しました。
営業プロセスでは、ZohoCRMのパイプラインで商談フェーズを厳密に管理し、Zoho Sign(電子署名ツール)やZoho Contracts(契約書作成ツール)と連携して契約書の送付・締結までをZohoCRM上で自動で完結できるようにしました。また、その間の顧客とのやり取りはZohoTeaminboxを利用してメールの一元管理を実現し、漏れがないメール対応が実現しました。ZohoTeaminboxでは複数のメールアドレスに届くメールを一つのメールボックスで管理でき担当者への割り振りやメールの仕訳が可能です。
さらに、ZohoCRMでの受注確定をトリガーに、Zoho Books(会計システム)で請求書を自動で作成したり、Zoho Projects(プロジェクト管理スーツ)でタスクを自動管理したり、Zoho WorkDrive(書類管理ツール)で案件別フォルダを自動生成したりできるようにしました。
Zoho Desk(カスタマーサポートツール)も導入し、顧客からの問い合わせチケットとCRMの顧客情報を双方向で連携させ、営業・サポートチーム間の情報共有もシームレスに行えるようにしました。これらの連携は、Zoho Flow(ワークフロー構築ツール)によるワークフローや、Zoho独自言語（Deluge）でのコーディング、API連携を駆使して実現しました。
最終的な「出口」として、Zohoの枠にとどまらない効率化も実施しました。具体的には、CRMに蓄積されたデータを基にGoogleスプレッドシートの申請書テンプレートへ自動差し込みする仕組み作りや、経営層がリアルタイムで状況を把握できるダッシュボードの構築、操作マニュアルの作成を行いました。
malnaに依頼してみていかがでしたか？
中村さん：
非常にスムーズに対応していただきました。提案や実装、Zoho独自言語でのコーディングまでmalnaさんで行ってもらい、弊所で微調整するという流れで構築していきましたが、私たちが「こうしたい」と言葉にする前にmalnaさんから提案していただけることが多かったので、早く判断できました。こちらの説明が不十分な場合でも、意図を汲んでアイデアを創出するところからやってくださりました。
仕様変更が出ても即日〜数日で反映されており、構築と運用を同時に回してらっしゃったのではないかと思います。修正依頼もテキストメッセージで解決するケースがほとんどでした。
当時は私自身、参画して間もない頃だったので、正解がわからないために明確な依頼ができていないという歯がゆさもありましたが、不慣れな自分と同じ歩幅で進めてくださいました。
甲斐さん：
Zohoの機能は本当に多いので、その中から弊所に最適なものを選定してくださったと思います。加えて、日本語の情報が少ない中、海外の本部にも問い合わせていただき、大変助かりました。作業スピードも早く、私が8時間かけていた見積書の作成も15分くらいでやってくださいました。
数ある改善の中で、特に効果が大きかったものを教えてください。
甲斐さん：
商談から請求までの業務を自動化していただいたことで、案件や業務フローを把握できるようになったことです。具体的には、Zoho CRMで受注が確定すると、自動でZoho Booksに請求書が作成され、関連するWorkDriveフォルダも自動生成される仕組みを構築していただきました。
加えて、受注した助成金の種類に応じてZoho Projectsへタスクが自動で登録されるなど、人の手を介さずに次工程へ進む流れができたのは非常に助かりました。
弊所はクライアント数が多い上に、助成金の申請業務も複雑です。「誰がボールをもっているか」「今どのフェーズなのか」を確認できるようになったことで、作業の抜け漏れや認識の齟齬といったトラブルが減りました。
Zohoの設計・実装を通して、現場ではどのような変化がありましたか？
中村さん：
実務面ではZohoを使うようになり、作業時間やミスが減ったと思います。以前は、案件情報をKintoneやスプレッドシート、freeeにそれぞれ入力していたため、担当者によってフォーマットも異なり、週に数時間は転記に費やしていました。導入後はCRMに入力するだけで請求書・契約書・フォルダまで自動生成されるようになり、二重入力もほぼゼロになりました。
甲斐さん：
社員の意識も変わりました。今までは既存クライアントの対応をするだけで、業務効率化について考えることは少なかったと思います。それがZohoの実装を通して、社員が自発的に「こういう情報も取れた方がいい」「こういう風に入れたら管理しやすい」など会話するようになりました。職場の雰囲気も以前とは変わりましたね。
通知や承認といった運用面も設計しましたが、実際に使ってみてどのような効果を感じていますか？
甲斐さん：
承認や期日の通知が自動化されたことで、「誰がどのタイミングで何を確認すればいいか」まで明確になりました。これにより、HPとLPの問い合わせに迅速に対応できるようになりましたし、チェック体制を改めて構築でき、「気づかない」「見落とす」というヒューマンエラーがなくなりました。
malnaの対応について、特に印象に残っているエピソードを教えてください。
中村さん：
助成金の制度変更で申請プロセスを変える必要が出たとき、翌日には新しい項目や承認ルールが反映されていました。一般的な開発会社だと仕様書を作るところから始まると思うのですが、malnaさんはテキストメッセージで相談したら、その日のうちにテスト版を共有してくださいました。
甲斐さん：
即対応していただけるだけでなく、今までの流れや全体を見て＋αの提案等もしてくださいます。さらに細目に連絡もくださいますし、説明も非常に丁寧です。チャットで分かりにくいところはミーティングするなど、こちらの安心感のある対応をしていただきました。
士業特有の管理やドキュメントが多い中で、Zoho化はどのような効果をもたらしましたか？
甲斐さん：
士業の業務は案件ごとに書類が多く、進捗も長期化しやすいため、DX化が急務でした。Zohoを導入することで、契約・進捗・請求・フォルダ管理を同一環境で追えるようになり、顧客対応の抜け漏れがなくなりました。malnaさんにさまざまな提案をしていただきながら、二人三脚で業務効率化を実現できて良かったです。
中村さん：
業界内ではまだまだDX化が進んでいません。弊所がその先駆け的存在になり、業界に良い影響を与えられるよう、「1年以内に日本一DX化が進んでいる社労士事務所にする」という目標を掲げ、現在取り組んでいます。
仕組みを確立したい会社、成長意欲の高い会社におすすめ
どんな会社にmalnaをおすすめしますか？
中村さん：
まず、ツールが増えすぎて現場が追いついていない会社やDX化したい会社、立ち上げ期の会社に強くおすすめしたいです。
システムを入れても、実際に現場で使えるように設計してくれるパートナーは少ないと思います。malnaさんは提案だけではなく、自ら構築して動く仕組みに落とし込んでくださるので、仕組みをきちんと作りたい会社にはぴったりです。
甲斐さん：
malnaさんは＋αの提案等もしてくださるので、成長したい会社や次のステップに進みたい会社にもおすすめです。
中村さん、甲斐さん、貴重なお話ありがとうございました！
